„Das habe ich im Kopf“ ist in ruhigen Zeiten eine Aussage über Erfahrung. Im Ernstfall ist es eine Wette auf den eigenen Zustand.

Piloten arbeiten nicht mit Checklisten, weil sie unerfahren sind.

Der Grund ist ein anderer. Checklisten gibt es dort, wo Menschen arbeiten, die ihr Handwerk beherrschen. Sie sind kein Zeugnis fehlender Kompetenz, sondern die Antwort auf eine nüchterne Erkenntnis: Unter Stress, Zeitdruck und ständigen Unterbrechungen vergisst auch der Beste einmal einen Schritt.

In Unternehmen erlebe ich oft das Gegenteil. Der Inhaber ist erfahren, hat schon viele Situationen gelöst und verlässt sich darauf, im Ernstfall das Richtige zu tun. Das stimmt sogar, solange die Lage überschaubar bleibt. Es stimmt nicht mehr, wenn nachts um zwei die Systeme stehen, drei Anrufe gleichzeitig eingehen und der Kopf nur noch eine Frage kennt: Was muss jetzt zuerst passieren?

„Das habe ich im Kopf“ ist in ruhigen Zeiten eine Aussage über Erfahrung. Im Ernstfall ist es eine Wette auf den eigenen Zustand.

Der Denkfehler liegt darin, Kompetenz mit Abrufbarkeit zu verwechseln. Wissen, das nur im Kopf einer müden, unter Druck stehenden Person liegt, ist im entscheidenden Moment schwer erreichbar. Abrufbar wird es erst, wenn es jemand vorher aus dem Kopf geholt und so aufgeschrieben hat, dass auch ein anderer Mensch es umsetzen kann.

Was das konkret bedeutet, ist unspektakulär. Eine Fünf-Schritte-Anleitung für den Ausfall der Geschäftsführung, in der steht, wer koordiniert, wer die Lage prüft und wer Mitarbeiter und Geschäftspartner informiert. Eine Alarmierungsliste, die jemand ohne Rückfrage abtelefonieren kann. Ein Ablauf für die Wiederherstellung Ihrer Daten, den auch derjenige durchführen kann, der ihn nie geschrieben hat.

Nichts davon ersetzt Urteilsvermögen. Es nimmt dem Urteilsvermögen nur die Last, sich zugleich an alles erinnern zu müssen. Wer die ersten Schritte nicht suchen muss, hat den Kopf frei für die Entscheidungen, die tatsächlich bei ihm liegen.

Genau darin liegt der Gewinn: Ein Unternehmen mit solchen Seiten ist nicht nervöser, sondern ruhiger. Ihre Leute wissen, was zu tun ist, auch wenn Sie nicht sofort erreichbar sind. Vorbereitung ersetzt keine Kompetenz. Sie macht sie im Ernstfall abrufbar.

Wenn heute Nacht der Ernstfall eintritt: Welche ersten drei Schritte würden Ihre Mitarbeiter ohne Rückfrage gehen, und wo steht das geschrieben?