Dass Sie jederzeit erreichbar sind, ist noch keine Vertretungsregelung. Es zeigt nur, dass bisher alles über Sie läuft.

Dass Sie jederzeit erreichbar sind, ist noch keine Vertretungsregelung. Es zeigt nur, dass bisher alles über Sie läuft. Solange Ihr Telefon klingelt und Sie abheben, fällt die Lücke nicht auf: Der Mitarbeiter fragt kurz nach, die Bank bekommt die Freigabe per Handy, der Dienstleister wartet auf Ihr Okay. Das funktioniert so lange, bis Sie nicht erreichbar sind, weil Sie im Krankenhaus liegen, im Flugzeug sitzen oder schlicht den Akku nicht geladen haben.

Dann zeigt sich, dass Erreichbarkeit und Vertretung zwei verschiedene Dinge sind. Erreichbar sein heißt, dass jemand Sie fragen kann. Vertreten werden heißt, dass jemand anderes entscheiden darf, zugreifen kann und weiß, was zu tun ist, ohne Sie zu fragen. Wer nur das Erste hat, besitzt eine Telefonnummer, aber keine Stellvertretung.

Das Tückische daran: Der Betrieb wirkt gut organisiert, weil er im Alltag reibungslos läuft. Gerade diese Reibungslosigkeit verdeckt, dass die Entscheidungen an einer einzigen Person hängen. Und im Ernstfall merken Ihre Leute das zuerst, nicht Sie.

Ein einfacher Test macht die Lücke sichtbar. Stellen Sie sich vor, Sie sind drei Tage lang vollständig nicht erreichbar. Wer darf in dieser Zeit eine Zahlung freigeben? Wer hat Zugriff auf die wichtigsten Systeme und Konten? Wer entscheidet, wenn ein Kunde reklamiert oder ein Lieferant ausfällt? Und weiß diese Person heute schon, dass sie das darf? Kann an einer dieser Stellen niemand antworten, haben Sie dort keine Vertretung, sondern nur die Hoffnung, dass Ihr Handy rechtzeitig klingelt.

Die gute Nachricht: Das lässt sich in wenigen Stunden klären. Wer Zuständigkeiten, Befugnisse und Zugänge einmal festgelegt hat, kann tatsächlich abschalten, weil das Unternehmen auch ohne seinen ständigen Einsatz handlungsfähig bleibt. Welche Befugnisse rechtlich wirksam übertragen werden können, sollten Sie dabei individuell prüfen lassen. Am Ende ist das der Unterschied zwischen einem Urlaub mit dem Handy in der Hand und einem Urlaub, in dem das Telefon wirklich ausbleiben darf.

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