Der Ordner, den niemand öffnet

Das Gruseligste im Unternehmen ist der Ordner, den niemand öffnet.

Gemeint ist nicht der Keller mit dem alten Archiv, sondern der Ordner mit der Aufschrift "Notfall". Er steht ordentlich im Regal, beschriftet und vollständig, und er hat einen entscheidenden Vorteil gegenüber jedem Gespenst: Er sorgt dafür, dass alle ruhig schlafen. Der Inhaber glaubt, dass die Teamleiterin weiß, was darin steht. Die Teamleiterin glaubt, dass der Steuerberater es kennt. Und der Steuerberater glaubt, dass es ohnehin beim Inhaber liegt.

Erschreckend wird es erst, wenn man ihn zum ersten Mal aufschlägt. Meistens in dem Moment, in dem man ihn braucht. Dann zeigt sich, dass die Telefonnummer des früheren Stellvertreters darin steht, der längst gekündigt hat. Dass die Vollmacht auf eine Bank verweist, bei der es das Konto nicht mehr gibt. Dass das Passwort-Verzeichnis zwei Systeme beschreibt, die seit drei Jahren abgeschaltet sind. Niemand hat etwas falsch gemacht, nur hat der Ordner die ganze Zeit allein im Regal gealtert.

Dabei ist der Zauber, der ihn wieder lebendig macht, erstaunlich unspektakulär. Einmal im Quartal eine halbe Stunde, in der jemand den Ordner aufschlägt und drei Fragen stellt: Stimmen die Kontakte noch? Gibt es die Konten, Systeme und Zugänge noch, die darin stehen? Und könnte eine fremde Person nach zehn Minuten damit anfangen? Was nicht mehr stimmt, wird korrigiert, und das Datum der Prüfung kommt auf die erste Seite.

Danach ist der Ordner kein Grusel-Requisit mehr, sondern ein Werkzeug. Und etwas ändert sich: Wer weiß, dass sein Ordner stimmt, sagt nicht mehr "ich glaube, wir haben das geregelt", sondern "ich habe es letzte Woche geprüft". Das ist ein anderes Gefühl, und es kostet eine halbe Stunde pro Quartal.

Heute ist ein guter Tag, den Ordner zum ersten Mal seit langem aufzuschlagen. Es passiert nichts Schlimmes, versprochen. Man findet höchstens, was man längst hätte wissen können, und das lässt sich korrigieren.

Darauf ein Käffchen.

Wann haben Sie Ihren Notfall-Ordner zuletzt aufgeschlagen, und wüssten Sie, was Sie darin finden?