Der Zehn-Minuten-Check für Ihre Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation steht im Regal, achtzig Seiten, sauber gebunden. Beschrieben ist darin ein Betrieb, den es so seit drei Jahren nicht mehr gibt.

In vielen kleinen und mittleren Betrieben, gerade im Handwerk, ist die Verfahrensdokumentation einmal entstanden, weil der Steuerberater darauf bestanden hat. Ein Muster wurde angepasst, abgeheftet und abgehakt. Seitdem hat sich einiges verändert: Die Kasse ist neu, die Rechnungen kommen inzwischen als PDF, Belege werden mit dem Handy fotografiert, und die Kollegin, die damals alles eingerichtet hat, ist in Rente. Nur das Dokument ist geblieben, wie es war.

Das fällt meist erst auf, wenn jemand genauer hinschaut, etwa bei einer Betriebsprüfung. Dann zeigt sich, ob die beschriebenen Abläufe zur gelebten Praxis passen, und eine Dokumentation, die etwas anderes beschreibt als den Alltag, hilft in diesem Moment wenig. Die genauen Anforderungen klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater. Ob Ihr Dokument im Alltag trägt, können Sie dagegen in zehn Minuten selbst prüfen.

Erstens: Stimmen die genannten Programme noch, also Kasse, Rechnungssoftware, Warenwirtschaft und Buchhaltung?

Zweitens: Steht drin, wie Belege heute tatsächlich erfasst werden, ob per Scanner, per App oder auf Papier, und was danach mit dem Original passiert?

Drittens: Sind die Personen genannt, die heute zuständig sind, und gibt es für jede eine Vertretung?

Viertens: Ist erkennbar, wann das Dokument zuletzt geändert wurde und was sich dabei geändert hat?

Fünftens: Könnte eine neue Bürokraft allein mit diesem Dokument nachvollziehen, wie ein Beleg vom Eingang bis ins Archiv wandert?

Wer zwei oder mehr dieser Fragen mit Nein beantwortet, hat ein Papier im Regal, aber keine belastbare Verfahrensdokumentation.

Dabei lohnt sich der Aufwand doppelt, denn eine aktuelle Verfahrensdokumentation ist mehr als eine Pflichtübung. Sie ist nebenbei das Betriebshandbuch für den Tag, an dem Ihre wichtigste Bürokraft ausfällt. Wer sie einmal im Jahr mit der Praxis abgleicht, hat beides zugleich: Ruhe bei der Prüfung und einen Büroablauf, der auch ohne eine bestimmte Person weiterläuft.

Wenn Sie mehr zum Thema Unternehmer-Resilienz wissen möchten – kurze DM genügt.