Die Frage kommt gerade in vielen Gesprächen: Brauchen wir eine AI Policy? Und die ehrliche Antwort ist: Es kommt darauf an. Aber meistens ja.

Die Frage kommt gerade in vielen Gesprächen: Brauchen wir eine AI Policy? Und die ehrliche Antwort ist: Es kommt darauf an. Aber meistens ja. Nicht weil ein Gesetz es explizit vorschreibt. Sondern weil ohne eine klare interne Orientierung zum Thema KI das Vakuum von jedem einzelnen Mitarbeiter individuell gefüllt wird – mit eigenen Annahmen, eigenen Tools und eigenen Regeln. Das ist in den meisten Unternehmen bereits Realität. Die Frage ist nur ob es bewusst gestaltet wird oder nicht. Wann ist eine AI Policy sinnvoll? Sobald mehr als eine Handvoll Mitarbeiter KI-Tools nutzen – und das ist heute in fast jedem Unternehmen der Fall – entstehen Fragen die irgendwo beantwortet sein sollten. Welche Tools sind genehmigt? Welche Daten dürfen in externe KI-Systeme eingegeben werden – und welche nicht? Wer entscheidet wenn ein neues Tool eingeführt werden soll? Wer trägt die Verantwortung wenn ein KI-Output falsch ist und jemand darauf basierend entschieden hat? Wann ist eine AI Policy notwendig? Spätestens dann wenn KI in Prozessen eingesetzt wird die Menschen direkt betreffen – Personalauswahl, Kundenkommunikation, Kreditentscheidungen oder medizinische Unterstützung. Hier greift der EU AI Act mit konkreten Anforderungen. Und hier reicht es nicht mehr aus dass jeder Mitarbeiter selbst entscheidet wie er KI einsetzt. Außerdem: Die KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4 die seit Februar 2025 gilt setzt voraus dass Unternehmen Maßnahmen treffen um angemessene KI-Kompetenz sicherzustellen. Eine AI Policy ist keine gesetzliche Pflicht – aber sie ist eines der sinnvollsten Instrumente um dieser Anforderung in der Praxis nachzukommen. Was eine gute AI Policy nicht ist: ein dickes Dokument das niemand liest. Was sie ist: eine klare handhabbare Orientierung die Mitarbeitern sagt was erlaubt ist, was nicht, wer entscheidet und warum. Kurz genug dass jemand sie tatsächlich liest. Konkret genug dass sie im Alltag hilft. Der erste Schritt ist nicht die Policy selbst. Er ist die Bestandsaufnahme: Welche KI-Tools nutzen wir bereits – wer, wofür und mit welchen Daten? Wer diese Frage beantworten kann weiß auch was in einer Policy stehen muss.