Die Freigabe, die nur einer erteilen konnte

Die Ware war fertig, der Lkw stand am Tor. Freigeben durfte sie nur einer, und der lag seit dem Morgen im OP.

Ein Fall für Einfach Krisenfest. Ein echter Beratungsfall. Aus meiner Praxis. Details verfremdet.

Ein Maschinenbauer mit 28 Mitarbeitern, solide aufgestellt und mit vollen Auftragsbüchern. Für einen Stammkunden waren Präzisionsteile gefertigt worden, der Liefertermin war Freitag, und bei Verzug drohte eine Vertragsstrafe. Am Donnerstagmorgen fehlte nur noch die Qualitätsfreigabe. Die erteilte seit vierzehn Jahren derselbe Mann, der Qualitätsleiter, und genau der war an diesem Morgen als Notfall ins Krankenhaus gekommen.

Auf dem Papier war das geregelt. Im QM-Handbuch stand ein Stellvertreter. Der hatte allerdings noch nie ein Bauteil dieses Kunden freigegeben, kannte dessen Toleranzen nur vom Hörensagen und fand die Prüfanweisung nicht, weil sie im persönlichen Laufwerk des Qualitätsleiters lag. Unter diesen Umständen wollte er nicht unterschreiben, und das war richtig so. Der Geschäftsführer hätte unterschreiben dürfen, wusste aber noch weniger.

Was dann folgte, erlebe ich im Mittelstand immer wieder: Man improvisierte. Der Qualitätsleiter wurde nach dem Eingriff im Krankenzimmer angerufen, um Messwerte am Telefon zu bestätigen. Die Ware ging mit einem Tag Verspätung raus, die Vertragsstrafe wurde nach zähen Gesprächen erlassen, und im Haus lobte man den Zusammenhalt. Ein Freigabeprozess, der nur funktioniert, solange niemand krank wird, ist allerdings kein Prozess, sondern ein Gesundheitsversprechen.

Gemeinsam haben wir danach drei Dinge aufgebaut. Die Freigabekriterien liegen heute je Bauteilfamilie schriftlich dort, wo das Team darauf zugreifen kann, und nicht mehr im Kopf oder im Laufwerk einer einzelnen Person. Zwei weitere Mitarbeiter wurden qualifiziert und erteilen regelmäßig Freigaben, damit der Ernstfall für sie kein erstes Mal ist. Und es gibt eine klare Regel dafür, wer entscheidet und was der Kunde erfährt, wenn keiner der drei erreichbar ist.

Der Qualitätsleiter ist dadurch nicht weniger wichtig geworden. Er ist nur nicht mehr der einzige Weg, auf dem Ware das Haus verlassen kann. Heute geht ein Auftrag raus, wenn er gut ist, und nicht erst dann, wenn eine bestimmte Person gerade gesund ist.

Genau dafür ist Einfach Krisenfest da.

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