Die temporäre Dauerlösung

Die kritischste Anwendung in vielen Betrieben heißt „Provisorium_final_v3.xlsx“.

Sie entstand vor drei Jahren in einer einzigen Nacht, und heute weiß niemand mehr genau, was alles an ihr hängt.

Angefangen hat es mit einem Ausfall. Die Warenwirtschaft stand, die Tourenplanung war abgestürzt, oder die Kollegin, die sonst alle Freigaben erteilt, war plötzlich krank. Irgendjemand hat daraufhin nachts eine Tabelle gebaut, eine Ersatzfreigabe per E-Mail eingeführt oder einen manuellen Zwischenschritt erfunden. Das war richtig so, denn genau diese Fähigkeit zur Improvisation hält einen Betrieb in der ersten Stunde einer Krise am Leben.

Das Problem beginnt danach. Die Notlösung funktioniert, also bleibt sie, erst für eine Woche, dann bis nach dem Quartalsabschluss und schließlich bis „wir mal Zeit haben“. Irgendwann hängt die halbe Disposition an dieser Tabelle, und keiner erinnert sich mehr, dass sie nie dafür gedacht war. Ich nenne das die temporäre Dauerlösung.

Sie ist gefährlicher als das ursprüngliche Problem, weil sie unsichtbar ist. Das reguläre System hat einen Verantwortlichen, eine Datensicherung und einen Wartungsvertrag. Das Provisorium hat nichts davon. Es liegt auf einem einzelnen Laptop oder in einem persönlichen Postfach, es ist nirgends beschrieben, und die einzige Person, die seine Formeln versteht, ist die, die es gebaut hat. Nichts hält so lange wie ein Provisorium. Bis jemand es dringend braucht und es nicht mehr da ist.

Die nächste Krise trifft deshalb oft genau die Stelle, die nach der letzten niemand mehr angeschaut hat. Repariert wurde damals das Hauptsystem. Die Notlösung daneben hat man stehen lassen, weil sie ja lief.

Der Ausweg ist unspektakulär. Jede Notlösung bekommt schon bei ihrer Entstehung zwei Dinge: einen Namen, der für sie verantwortlich ist, und ein Ablaufdatum. Ist das Datum erreicht, wird entschieden, ob sie zurückgebaut oder offiziell übernommen wird, dann aber mit Sicherung, Beschreibung und Vertretung. Beides ist in Ordnung. Nicht in Ordnung ist der Zustand dazwischen, in dem sie seit Jahren liegt.

Ein guter Anfang ist eine einzige Frage im nächsten Teammeeting: Welche Lösungen nutzen wir, die eigentlich nur vorübergehend sein sollten? Wer diese Liste einmal im Jahr durchgeht, repariert nach der nächsten Krise nicht wieder die falsche Stelle.

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