Die Vollmacht wurde erstellt. Vielleicht sogar notariell beglaubigt. Sie liegt irgendwo. Und genau da beginnt das Problem.

Eine Vollmacht die niemand kennt hilft im Ernstfall kaum.

Das ist keine Übertreibung. Es ist eine der häufigsten Lücken die ich in der Beratung finde – nicht bei Unternehmern die keine Vollmacht haben sondern bei solchen die eine haben und trotzdem nicht vorbereitet sind.

Die Vollmacht wurde erstellt. Vielleicht sogar notariell beglaubigt. Sie liegt irgendwo. Und genau da beginnt das Problem.

Irgendwo ist kein Ort. Im Ernstfall – wenn jemand handeln muss und handeln will – bleibt keine Zeit für eine Suche durch Schubladen, Ordner und Tresorschlösser die niemand mehr kennt. Was nicht gefunden werden kann hat dieselbe Wirkung wie das was nicht existiert.

Aber Auffindbarkeit ist nur der erste Punkt. Es gibt vier Fragen die jede Vollmacht beantworten muss um im Ernstfall wirklich zu helfen.

Erstens: Wer hat das Original? Eine Kopie reicht in vielen Situationen nicht. Banken, Behörden und Notare verlangen häufig das Original oder eine notariell beglaubigte Ausfertigung. Wer das Original nicht findet steht vor verschlossenen Türen – auch wenn er die Vollmacht auf dem Smartphone vorzeigen kann.

Zweitens: Weiß der Bevollmächtigte von seiner Rolle? Das klingt selbstverständlich. Es ist es nicht. In der Beratung treffe ich regelmäßig Menschen die als Bevollmächtigte eingetragen sind ohne es zu wissen. Die Vollmacht wurde erstellt. Das Gespräch mit der betreffenden Person nicht geführt. Im Ernstfall steht jemand vor einer Aufgabe ohne Vorbereitung – und ohne das Wissen wo er anfangen soll.

Drittens: Ist die Vollmacht aktuell? Vollmachten die vor Jahren erstellt wurden passen nicht immer zur heutigen Situation. Neue Bankkonten. Neue Unternehmen. Neue Vermögenswerte. Was nicht in der Vollmacht steht ist nicht abgedeckt.

Viertens: Welche Bank akzeptiert welche Vollmacht? Das ist die Frage die die meisten überrascht. Nicht jede Bank akzeptiert jede Vollmacht automatisch. Manche Banken bestehen auf hausinternen Formularen. Andere prüfen externe Vollmachten aufwendig. Wer das nicht vorab geklärt hat erlebt im Ernstfall eine Überraschung die er sich nicht leisten kann.

Eine kurze Prüfliste für Unternehmer und ihre Familien.

Das Original der Vollmacht liegt an einem Ort den die bevollmächtigte Person kennt. Der Bevollmächtigte weiß von seiner Rolle und hat die Vollmacht einmal gelesen. Die wichtigsten Banken und Institutionen sind darüber informiert. Die Vollmacht wurde in den letzten drei Jahren auf Aktualität geprüft. Und der Notfall-Ordner enthält einen klaren Hinweis wo das Original liegt und was damit zu tun ist.

Fünf Punkte. Eine Stunde Aufwand. Der Unterschied zwischen einer Vollmacht die hilft und einem Dokument das irgendwo liegt.

Wenn Sie mehr zum Thema Unternehmer-Resilienz wissen möchten – kurze DM genügt.