Ein Dokument beweist zunächst nur, dass jemand etwas aufgeschrieben hat. Es beweist nicht, dass der Ablauf heute noch stimmt oder im Alltag funktionie

Ein Dokument beweist zunächst nur, dass jemand etwas aufgeschrieben hat. Es beweist nicht, dass der Ablauf heute noch stimmt oder im Alltag funktioniert.

Stellen Sie sich vor, eine neue Mitarbeiterin soll einen wichtigen Vorgang übernehmen. Der Prozess ist dokumentiert, aber die aktuelle Fassung liegt in einem Ordner, den sie nicht kennt. Die Kollegin, die den Ablauf bisher erklärt hat, ist nicht da. Die Arbeit beginnt trotzdem – nach Erinnerung, nach Gewohnheit oder mit einem Anruf bei jemandem, der gerade Zeit hat.

Das Dokument ist vorhanden. Die Praxis ist damit noch nicht nachgewiesen.

Eine Verfahrensdokumentation wird erst dann nützlich, wenn die richtige Person die aktuelle Fassung findet, sie versteht und die beschriebenen Schritte im Alltag anwenden kann. Dazu gehört auch, dass klar ist, wer Änderungen pflegt und was passiert, wenn der beschriebene Ablauf nicht zur Situation passt. Ein abgelegtes Dokument kann ordentlich aussehen und trotzdem an genau diesen Punkten scheitern.

Prüfen Sie deshalb nicht nur, ob es eine Beschreibung gibt. Lassen Sie eine Person, die den Prozess nicht täglich ausführt, einen realistischen Vorgang anhand der Dokumentation bearbeiten. Greifen Sie nicht erklärend ein. Beobachten Sie, ob sie die richtige Fassung findet, die Schritte versteht und erkennt, wann sie nachfragen oder eskalieren muss. Und kann sie den nächsten Schritt tatsächlich ausführen? Jede Lücke zeigt, was zwischen Dokument und gelebter Praxis noch fehlt.

Welche Dokumentation in Ihrem Unternehmen würde diesen Test heute bestehen?

Welche formalen Anforderungen gelten, hängt vom konkreten Prozess und Regelwerk ab und sollte fachlich geprüft werden.