Ein Stellvertreter der nicht eingewiesen ist kein Stellvertreter.

Ein Stellvertreter der nicht eingewiesen ist kein Stellvertreter.

Er ist ein Name auf einem Blatt Papier. Mit einer Vollmacht die er vielleicht kennt. Und mit allem anderen was er bräuchte um wirklich handeln zu können – nicht.

Das ist das Muster das ich in der Beratung am häufigsten sehe. Nicht die fehlende Vollmacht. Die ist meistens irgendwie vorhanden. Was fehlt ist das was die Vollmacht erst wirksam macht: das Wissen wo die wichtigen Unterlagen liegen, welche Entscheidungen selbstständig getroffen werden dürfen und welche warten müssen, wen man bei welchem Thema anruft und wie das Unternehmen in den ersten Stunden nach einem Ausfall funktioniert.

Stellen Sie sich vor Ihr Stellvertreter steht morgen früh vor der Aufgabe das Unternehmen zu führen. Er hat Ihre Vollmacht. Er hat guten Willen. Und er steht vor Fragen die er ohne Vorbereitung nicht beantworten kann. Wo liegt der aktuelle Kontorahmen? Welcher Kunde hat welche Sonderkonditionen? Wer von den Mitarbeitern darf was entscheiden? Welche laufenden Projekte haben welche Priorität?

Das ist keine Kritik an ihm. Das ist eine strukturelle Lücke die sich schließen lässt – aber eben nur dann wenn jemand sie vorher schließt.

Eine vollständige Stellvertreterregelung besteht aus drei Dingen: der rechtlichen Befugnis zu handeln, der Information die nötig ist um zu handeln, und dem Gespräch das vorher stattgefunden hat und in dem klar wurde was in welcher Situation erwartet wird. Wer nur das erste hat hat die Form. Wer alle drei hat hat eine echte Vertretung.

Darauf ein Käffchen.

Wann haben Sie zuletzt mit Ihrem Stellvertreter konkret besprochen was er tun würde wenn Sie morgen ausfallen?