Eine belastbare Vertretungsregelung besteht aus drei Dingen die alle zusammen vorhanden sein müssen.

Die meisten Unternehmer haben einen Stellvertreter. Auf dem Papier. Wenn man fragt wer das Unternehmen führt wenn der Chef nicht erreichbar ist kommt meistens ein Name. Manchmal sogar ohne Zögern. Das klingt nach Vorbereitung. Es ist meistens keine. Denn ein Name allein ist noch keine Vertretung. Er ist eine Absichtserklärung. Der Unterschied zeigt sich wenn es konkret wird. Die Stellvertreterin soll eine dringende Zahlung an einen Lieferanten freigeben – aber sie hat keine Bankvollmacht. Sie soll einem Kunden eine Zusage machen – aber sie weiß nicht ob sie Verträge bis zu welcher Höhe selbst unterschreiben darf. Sie soll einem Mitarbeiter kurzfristig Urlaub genehmigen – aber niemand hat ihr diese Befugnis jemals übertragen. Sie soll einen Lieferanten wechseln – aber der Rahmenvertrag läuft auf den Inhaber und niemand außer ihm kann ihn kündigen. In jedem dieser Fälle ist jemand nominell zuständig. Aber niemand tatsächlich handlungsfähig. Das ist kein Versagen der Stellvertreterin. Es ist ein Versagen der Vorbereitung. Eine belastbare Vertretungsregelung besteht aus drei Dingen die alle zusammen vorhanden sein müssen. Erstens einem Namen – konkret, bekannt, und von allen Beteiligten anerkannt. Zweitens einer Befugnis – was darf diese Person entscheiden, bis zu welchen Beträgen, in welchen Bereichen, und was braucht eine Rücksprache? Drittens einem Zugang – Bankvollmacht, Systemzugänge, Unterschriftsberechtigung, Kenntnis der laufenden Vorgänge. Fehlt eines der drei ist die Vertretung nur halb fertig. Und eine halbe Vertretung hilft im Ernstfall nicht halb so viel. Sie hilft gar nicht. Noch eine Frage die viele nicht beantworten können: Was passiert wenn auch die Stellvertreterin ausfällt? Gibt es eine Reihenfolge? Weiß die dritte Person in dieser Reihenfolge dass sie auf der Liste steht? Ein Name genügt nicht. Eine Liste mit Befugnissen schon. Wenn Sie mehr zum Thema Unternehmer-Resilienz wissen möchten – kurze DM genügt.