Eine Steuerberatungskanzlei. Fünfzehn Mitarbeiter. Gut eingespieltes Team. Die Inhaberin führt seit zwanzig Jahren mit Überblick und Verlässlichkeit.

Ein Fall für Einfach Krisenfest. Ein echter Beratungsfall. Aus meiner Praxis. Details verfremdet.

Eine Steuerberatungskanzlei. Fünfzehn Mitarbeiter. Gut eingespieltes Team. Die Inhaberin führt seit zwanzig Jahren mit Überblick und Verlässlichkeit.

Dann ein Bandscheibenvorfall. Sechs Wochen Krankenhausaufenthalt und Reha. Unangekündigt. Kein Übergabegespräch.

Was dann passiert überrascht das Team vollständig – obwohl alle schon lange dabei sind.

Alle laufenden Fristen stecken im Kopf der Inhaberin. Kein zentrales Fristenmanagement das jemand anderes einsehen kann. Die Zugänge zu den Mandantenportalen – bei ihr. Die Passwörter für die Kanzleisoftware – bei ihr. Die Bankzugänge für die Kanzlei – bei ihr. Die laufenden Korrespondenzen mit Finanzbehörden – bei ihr.

Das Team ist kompetent. Aber ohne Zugang und ohne Befugnis kann Kompetenz nichts ausrichten.

Die Stellvertreterin die offiziell als solche gilt hat keinen Zugang zur Buchhaltungssoftware. Keine Unterschriftsberechtigung für die Kanzlei. Keine Information darüber welche Mandanten in den nächsten Wochen welche Fristen haben. Sie ist Stellvertreterin auf dem Papier. In der Praxis steht sie vor denselben verschlossenen Türen wie alle anderen.

Sechs Wochen in einer Steuerberatungskanzlei ohne handlungsfähige Führung sind sechs Wochen in denen Fristen versäumt werden können. In denen Mandanten die Orientierung verlieren. In denen Mitarbeiter Entscheidungen treffen ohne die Befugnis dazu zu haben.

Was wir nach ihrer Genesung gemeinsam aufgebaut haben geht in zwei Richtungen.

Erstens eine echte Stellvertreterregelung. Nicht ein Name auf einem Blatt. Ein Mensch mit konkreter Befugnis, mit Zugang zu allen relevanten Systemen, mit dem Wissen über laufende Mandate und kritische Fristen – und mit der ausdrücklichen Vollmacht im Ernstfall zu handeln.

Zweitens ein Backup & Restore Konzept für die digitale Infrastruktur der Kanzlei. Zugangsdaten sicher dokumentiert und für die Stellvertreterin zugänglich. Kritische Fristen in einem System das nicht nur im Kopf einer Person existiert.

Ihre Aussage danach: Ich dachte mein Team kennt alles. Sie kennen die Arbeit. Aber nicht den Weg zu den Werkzeugen.

Genau dafür ist Einfach Krisenfest da.

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