Eine Verfahrensdokumentation die diese Fehler enthält, schützt nicht. Sie gibt das Gefühl von Schutz. Und das ist gefährlicher.

Es beginnt meistens mit guten Absichten. Ein Steuerberater erwähnt das Thema, ein Artikel taucht auf, irgendwo wird von einer Betriebsprüfung erzählt die teuer wurde. Der Unternehmer nickt, delegiert das Thema an jemanden im Betrieb oder beauftragt einen Dienstleister, und irgendwann existiert ein Dokument. Verfahrensdokumentation – erledigt. Haken dran. Das ist der Moment an dem die meisten Fehler beginnen. Denn eine Verfahrensdokumentation ist kein Projekt das man abschließt. Sie ist ein Dokument das die Realität eines Betriebs abbildet. Und Realitäten verändern sich. Neue Software wird eingeführt. Mitarbeiter wechseln. Prozesse werden angepasst. Was vor drei Jahren stimmte, stimmt heute meistens nur noch teilweise – und in manchen Punkten gar nicht mehr. Der Zeitstrahl sieht in den meisten Betrieben so aus: Verfahrensdokumentation wird erstellt, abgelegt, nicht mehr angefasst. Neue Software kommt – die Dokumentation nicht. Frau Müller übernimmt einen neuen Prozess – die Dokumentation nicht. Das Unternehmen wächst, Zuständigkeiten verschieben sich – die Dokumentation nicht. Und dann kommt der Prüfer. Was der Prüfer vorfindet, ist ein Dokument das den Betrieb von vor drei Jahren beschreibt. Prozesse die so nicht mehr existieren. Verantwortlichkeiten die falsch zugeordnet sind. Systeme die inzwischen abgelöst wurden. Eine Verfahrensdokumentation die nicht die aktuelle Wirklichkeit abbildet, ist keine Verfahrensdokumentation. Es ist ein historisches Dokument. Und das Finanzamt interessiert sich für heute, nicht für damals. Die häufigsten Fehler die dabei auftauchen: Die Dokumentation beschreibt was sein sollte, nicht was tatsächlich passiert. Sie wurde von jemandem erstellt der den Prozess nicht selbst lebt und deshalb die entscheidenden Details nicht kennt. Sie endet beim direkten Lieferanten aber nicht beim System dahinter. Sie nennt Verantwortlichkeiten die auf dem Papier stimmen aber im Alltag niemand so lebt. Und sie wurde seit der Erstellung nie geprüft ob sie noch der Realität entspricht. Eine Verfahrensdokumentation die diese Fehler enthält, schützt nicht. Sie gibt das Gefühl von Schutz. Und das ist gefährlicher.