Frau Müller weiß wie es funktioniert. Das reicht nicht.

Stellen Sie sich vor das Finanzamt kündigt eine Betriebsprüfung an. Der Prüfer kommt, schaut sich die Buchführung an – und stellt dann eine Frage die die meisten Unternehmer nicht erwartet haben: Können Sie mir erklären wie Ihre Buchführung funktioniert? Nicht ob die Zahlen stimmen. Wie der Prozess dahinter abläuft. Der Unternehmer schaut den Prüfer an. Dann schaut er zur Tür von Frau Müllers Büro. Frau Müller ist seit 15 Jahren dabei, kennt jeden Beleg, jeden Sonderfall, jede Ausnahme. Das Problem: Frau Müller ist heute krank. Und selbst wenn sie da wäre – der Prüfer möchte ein Dokument sehen, keinen Menschen befragen. Was der Prüfer sucht heißt Verfahrensdokumentation. Ein Dokument das beschreibt wer in einem Betrieb was wann wie erfasst – von der Eingangsrechnung bis zur Verbuchung, vom Kassenbon bis zur Jahresabschluss-Vorbereitung. Nicht wie es sein sollte. Wie es tatsächlich passiert. Wer dieses Dokument nicht vorweisen kann riskiert dass der Prüfer die Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstuft. Und dann schätzt. Vierstellige Bußgelder sind dabei das kleinere Problem – Schätzungen des Finanzamts fallen fast nie zugunsten des Unternehmens aus. Das Gesetz schreibt die Verfahrensdokumentation für jeden Betrieb vor der elektronisch bucht. Also für fast jeden. Und trotzdem haben die meisten sie nicht. Oder sie haben eine die vor drei Jahren erstellt, seitdem nie angefasst und längst von der Realität überholt wurde. Frau Müller weiß wie es funktioniert. Das reicht nicht. Schreib mir eine DM wenn du wissen willst ob dein Betrieb dabei gut aufgestellt ist.