Fünf Fragen. Keine Trickserei. Einfach beantworten was man weiß.

Fünf Fragen. Keine Trickserei. Einfach beantworten was man weiß. Erste Frage: Wie werden Belege in Ihrem Unternehmen erfasst – wer macht das, wann, in welchem System, nach welcher Logik? Zweite Frage: Was passiert mit einer Barzahlung vom Moment der Transaktion bis zur Verbuchung – Schritt für Schritt? Dritte Frage: Wer darf in Ihrem Buchhaltungssystem was tun – und warum hat diese Person genau diese Rechte? Vierte Frage: Was passiert wenn die Person, die normalerweise die Buchführung macht, drei Wochen ausfällt – wer übernimmt, und woher weiß diese Person wie es geht? Fünfte Frage: Wann wurde das letzte Mal überprüft ob die tatsächlichen Abläufe in der Buchführung noch mit dem übereinstimmen was dokumentiert ist – oder was irgendwann mal so eingeführt wurde? Wer alle fünf Fragen sofort, vollständig und ohne nachdenken beantworten kann: gut aufgestellt. Wer bei einer oder mehreren ins Stocken gerät, zögert oder sagt "das weiß eigentlich nur Frau Müller" – hat eine Verfahrensdokumentation die entweder nicht existiert, nicht aktuell ist oder nur in einem Kopf steckt statt in einem Dokument. Das ist kein Vorwurf. Es ist der Normalzustand in den meisten kleinen und mittleren Betrieben. Verfahrensdokumentation ist keine Selbstverständlichkeit, obwohl das Gesetz sie vorschreibt. Sie entsteht nicht von allein, und sie veraltet schnell wenn niemand sie pflegt. Was das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung fragt, ist im Kern dieselbe Frage: Können Sie erklären wie Ihre Buchführung funktioniert? Nicht ob die Zahlen stimmen. Wie sie entstanden sind. Wer diese Frage nicht beantworten kann, riskiert dass der Prüfer die Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstuft – und dann selbst schätzt. Schätzungen des Finanzamts fallen selten zugunsten des Unternehmens aus. Wer wissen will wie gut der eigene Betrieb bei diesen fünf Fragen aufgestellt ist – schreib mir eine DM.