Montag, 8:12 Uhr. Eine neue Mitarbeiterin soll einen Vorgang zum ersten Mal übernehmen. Die Kollegin, die ihn normalerweise bearbeitet, ist nicht da.

Montag, 8:12 Uhr. Eine neue Mitarbeiterin soll einen Vorgang zum ersten Mal übernehmen. Die Kollegin, die ihn normalerweise bearbeitet, ist nicht da.

„Kein Problem“, sagt jemand im Team. „Das steht alles im Prozessordner.“

Der Ordner steht im Schrank. Im Schrank stehen sechs weitere. Welche Fassung aktuell ist, weiß niemand genau. Die Datei liegt irgendwo im Laufwerk, und an einer Stelle passt die Beschreibung nicht mehr zu dem, was im Alltag tatsächlich gemacht wird.

Die neue Mitarbeiterin arbeitet sich durch die Unterlagen. Dann fragt sie bei mehreren Kollegen nach, die den Vorgang schon einmal gesehen haben. Jeder kennt einen Teil. Niemand kann sicher sagen, welcher Ablauf heute gilt.

Das Dokument ist vorhanden. Der Prozess ist trotzdem nicht belastbar.

Genau hier liegt die Nachweisillusion: Ein aufgeschriebener Ablauf sieht ordentlich aus. Er beweist aber noch nicht, dass er aktuell, auffindbar, verständlich und im Alltag brauchbar ist.

Das lässt sich praktisch prüfen. Lassen Sie eine Person, die den Vorgang nicht täglich bearbeitet, einen realistischen Fall anhand der Dokumentation bearbeiten. Beobachten Sie, ob sie die richtige Fassung findet, den Ablauf versteht und erkennt, wann sie nachfragen oder eskalieren muss.

Wenn das nicht funktioniert, ist das kein Versagen dieser Person. Es zeigt, dass zwischen Dokumentation und Praxis eine Lücke besteht.

Diese Lücke lässt sich schließen: durch eine klare Ablage, eine verantwortliche Pflege und einen Ablauf, der nicht nur geschrieben, sondern auch benutzt wird.

Welche Verfahrensdokumentation in Ihrem Unternehmen würde diesen Test heute bestehen?

Welche formalen Anforderungen im Einzelfall gelten, hängt vom jeweiligen Prozess und Regelwerk ab und sollte fachlich geprüft werden.