Strukturelle Überforderung entsteht nicht wenn zu wenige Menschen für zu viele Aufgaben zuständig sind. Sie entsteht wenn zu viele Aufgaben an zu weni

Strukturelle Überforderung ist kein Personalproblem.

Das ist der erste Satz den ich sage wenn ein Unternehmer mir erklärt dass seine Mitarbeiter überlastet sind und er nicht weiß warum. Die naheliegende Antwort wäre: mehr Personal einstellen. Die richtige Antwort ist meistens eine andere.

Strukturelle Überforderung entsteht nicht wenn zu wenige Menschen für zu viele Aufgaben zuständig sind. Sie entsteht wenn zu viele Aufgaben an zu wenigen Stellen konzentriert sind – und wenn diese Stellen so miteinander verwoben sind dass ein Ausfall an einer Stelle das gesamte System ins Wanken bringt. Das ist ein strukturelles Problem. Und das löst sich nicht durch eine zusätzliche Stelle.

Das Muster ist immer dasselbe. Ein Unternehmen wächst. Die Aufgaben wachsen mit. Irgendwann trägt eine Handvoll Personen Verantwortung für Dinge die eigentlich auf mehrere Schultern verteilt sein sollten – aber nie verteilt wurden weil es immer irgendwie geklappt hat. Die Teamleiterin die drei Abteilungen koordiniert weil sie die einzige ist die den Überblick hat. Der Buchhalter der gleichzeitig die IT-Zugänge verwaltet weil er das damals übernommen hat als das Unternehmen noch klein war. Der Geschäftsführer der bei jeder wichtigen Kundenentscheidung eingebunden werden muss weil das Vertrauen fehlt dass jemand anders das genauso löst.

Das klingt nach Vertrauen. Es ist oft Kontrollgewohnheit. Und manchmal ist es auch einfach nie jemand auf die Idee gekommen es anders zu organisieren.

Was strukturelle Überforderung von normalem Stress unterscheidet ist ihre Unsichtbarkeit. Die Betroffenen funktionieren. Sie liefern. Sie klagen meistens nicht – oder wenn sie es tun dann an der falschen Stelle und ohne dass jemand die strukturelle Ursache dahinter erkennt. Was sichtbar wird sind Symptome: lange Reaktionszeiten, Fehler die sich häufen wenn jemand krank ist, Engpässe die immer wieder an denselben Stellen entstehen. Wer nur die Symptome behandelt löst das Problem nicht.

Die eigentliche Frage lautet nicht: Haben wir genug Personal? Sie lautet: Welche Aufgaben hängen an welchen Personen – und was passiert wenn diese Personen ausfallen oder das Unternehmen verlassen?

Wer diese Frage für sein Unternehmen beantworten kann sieht die strukturellen Überforderungen. Und wer sie sieht kann sie angehen. Nicht mit einer neuen Stelle. Sondern mit einer klareren Struktur.

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