Und es ist der Unterschied zwischen einem Notfall-Ordner der im Ernstfall orientiert und einem der gefunden wird und trotzdem niemanden weiterbringt.
Eine kleine Idee mit großer Wirkung.
Ein einzelnes Blatt – ganz oben im Ordner, ganz vorne in der Ablage, ganz oben im digitalen Verzeichnis. Beschriftet mit drei Worten: BITTE HIER STARTEN.
Der Gedanke dahinter ist einfach. Wer im Ernstfall einen Notfall-Ordner aufschlägt steht unter Stress. Er sucht nicht nach einer logisch aufgebauten Ablagestruktur die der Ersteller über Monate entwickelt hat. Er sucht nach einer Antwort auf die Frage die er gerade hat. Und er braucht diese Antwort in den ersten Minuten – nicht nach zwanzig Minuten Suche durch Reiter und Register.
Das BITTE HIER STARTEN-Blatt gibt diese Antwort.
Was darauf steht ist überschaubar aber entscheidend. Eine kurze Lagebeschreibung in zwei bis drei Sätzen: Worum geht es in diesem Ordner. Für wen er gedacht ist. Was er leistet und was er nicht leistet.
Die drei bis fünf wichtigsten Kontakte – mit Namen, Nummer und einem Satz wofür diese Person zuständig ist. Nicht ein Adressbuch. Eine priorisierte Liste die sagt wen man als erstes anruft und warum.
Die ersten drei Schritte. Was ist jetzt zu tun. Konkret. In der richtigen Reihenfolge. Nicht als Erklärung sondern als Anweisung.
Ein kurzes Verzeichnis der Unterlagen die im Ordner zu finden sind – mit dem Hinweis wo Originaldokumente liegen wenn sie nicht hier sind.
Und der Hinweis auf sichere Zugänge. Wo liegt das Masterpasswort. Wer hat Zugang zu welchem System. Nicht die Passwörter selbst. Der Weg zu ihnen.
Das ist eine Seite. Vielleicht zwei. Es kostet einen Nachmittag.
Und es ist der Unterschied zwischen einem Notfall-Ordner der im Ernstfall orientiert und einem der gefunden wird und trotzdem niemanden weiterbringt.
Angehörige und Stellvertreter sollen im Ernstfall nicht herausfinden müssen wie die Ablage aufgebaut ist. Sie sollen anfangen können. Sofort. Mit dem was sie brauchen. Auf einer Seite.
Würde eine fremde Person Ihre Notfallstruktur innerhalb von zehn Minuten verstehen?
Wenn die Antwort zögert fehlt das BITTE HIER STARTEN-Blatt.
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