UntitledDas Schattenorganigramm: Wen alle wirklich fragen

Im Organigramm steht die Auftragsannahme ganz unten links, in kleiner Schrift. Trotzdem landet fast jede heikle Frage im Betrieb genau dort.

Das ist das Schattenorganigramm: die tatsächliche Struktur eines Unternehmens, erkennbar daran, wen alle wirklich fragen. Es steht in keinem Handbuch und hängt an keiner Wand, und doch bestimmt es, wie der Betrieb Tag für Tag läuft.

Die meisten Vertretungsregeln folgen dem offiziellen Bild. Der Geschäftsführer wird vom kaufmännischen Leiter vertreten, der Vertriebsleiter von seinem Stellvertreter, alles sauber geregelt. Im Ernstfall zeigt sich dann, dass der Betrieb nie über diese Linien lief, sondern über drei oder vier Menschen, die im Organigramm weiter unten oder am Rand stehen: über die Assistenz, die jeden wichtigen Vertrag schon einmal in der Hand hatte, über den Meister, der weiß, welche Maschine man wie behandeln muss, und über die Buchhaltung, die als Einzige die Ausnahmen bei den Zahlungsläufen kennt. Das offizielle Organigramm hängt in solchen Momenten weiter im Flur und sieht immer noch sehr ordentlich aus.

Erkennen lässt sich ein Schattenorganigramm an einfachen Zeichen. Wenn jemand fehlt, bleiben Dinge liegen, für die er offiziell gar nicht zuständig ist. Neue Kollegen bekommen in der ersten Woche den Rat, bei bestimmten Themen besser gleich bei einer ganz bestimmten Person nachzufragen. Und Urlaube werden nicht nach Abteilungen abgestimmt, sondern danach, wer nicht gleichzeitig mit wem fehlen darf.

Das Schattenorganigramm ist kein Fehler, den man abschaffen muss. Es zeigt nur, wo Wissen und Vertrauen im Unternehmen tatsächlich liegen. Wer es einmal ehrlich aufzeichnet, findet die echten Schlüsselpersonen und kann sie gezielt absichern: mit Stellvertretung, mit dokumentierten Abläufen und mit Befugnissen, die zur tatsächlichen Rolle passen. Dann richtet sich die Vertretungsplanung nach der Realität, und der Ausfall eines Knotens wird zur Störung statt zum Stillstand. Die Menschen, die bisher still alles zusammengehalten haben, bekommen dabei endlich auch offiziell die Rolle, die sie längst haben.

Fragen Sie in Ihrem Betrieb einmal fünf Leute, an wen sie sich wenden, wenn etwas Ungewöhnliches passiert. Stehen diese Namen in Ihrem Vertretungsplan?