Vier Stunden offen: Was einer Kanzlei bei der Datenpanne fehlte

Dienstag, kurz vor zwölf. Ein Mandant ruft an, weil ihm ein Bekannter einen Link geschickt hat. Hinter diesem Link liegen seine Lohnunterlagen, offen für jeden, der ihn anklickt.

Ein Fall für Einfach Krisenfest.... Ein echter Beratungsfall. Aus meiner Praxis. Details verfremdet.

Eine Kanzlei mit acht Mitarbeitern, gut organisiert und digital aufgestellt. Einige Monate zuvor waren die Mandantenakten in eine Online-Ablage umgezogen, eingerichtet von einem externen Dienstleister. Seitdem lief alles reibungslos. Was niemand bemerkt hatte: Ein Freigabeordner war nicht nur für die Kanzlei erreichbar, sondern für jeden, der den Link kannte.

Die folgenden Stunden zeigten, was fehlte. Der Inhaber wollte den Zugang sofort schließen, aber die Verwaltungszugänge lagen beim Dienstleister. Der war erreichbar, nur nicht an diesem Vormittag. Den Ordner auf eigene Faust zu sperren, traute sich niemand, weil keiner wusste, ob sich die Daten im Zweifel aus der Sicherung wiederherstellen lassen. Gleichzeitig standen Fragen im Raum, die keiner beantworten konnte: Welche Akten sind betroffen, seit wann, wen muss die Kanzlei informieren, und wer klärt mögliche Meldepflichten?

Bis der Ordner geschlossen war, vergingen fast vier Stunden. Nicht, weil das Problem technisch schwierig gewesen wäre, sondern weil es keinen Ablauf gab, der festlegt, wer in diesem Moment was entscheidet.

Gemeinsam haben wir genau diesen Ablauf aufgebaut. Heute gibt es einen IT-Notfallplan mit klaren ersten Schritten und eine Eskalationskette mit Namen, Stellvertretung und einer Notfallnummer beim Dienstleister. Die Verwaltungszugänge liegen gesichert im Notfall-Ordner UNTERNEHMEN, und eine Übersicht zeigt, welche Daten wo liegen und wer Freigaben erteilen darf. Die Wiederherstellung aus der Sicherung wird regelmäßig getestet, und für die Prüfung möglicher Melde- und Informationspflichten ist festgelegt, wer hinzugezogen wird. Die Freigaben selbst werden in festen Abständen kontrolliert.

Am Ende sagte der Inhaber einen Satz, der mir geblieben ist: „Ich dachte, mit dem Umzug sei die Sicherheit erledigt. Dabei hatte ich nur den Ort gewechselt, nicht die Verantwortung geregelt.“

Genau dafür ist Einfach Krisenfest da.

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