Wer kommt an Ihre Zugänge?

Ihre Vollmacht ist nur so gut wie der Zugang, den sie öffnet.

Ein häufiges Bild aus der Praxis: Der Stellvertreter hat die Vollmacht, den Notfall-Ordner und den guten Willen. Dann sitzt er vor dem Rechner, und der Bildschirm fragt nach einem Passwort, das nur der Inhaber kennt. Und selbst wenn er es hätte, kommt die Abfrage auf dem Smartphone, das im Krankenhaus liegt. Zwei Hürden, an denen schon mancher Montagmorgen gescheitert ist.

Dabei sind Zugänge das Erste, was ein Unternehmen im Alltag am Laufen hält: Banking, Buchhaltung, E-Mail, Cloud, Kundenportal, Lohnabrechnung. Das Wissen darüber sitzt meistens an zwei Orten, im Kopf des Inhabers und auf einem Zettel, den niemand finden soll. Der Zettel ist dabei übrigens meist besser versteckt als das Passwort sicher.

Es gibt einen Weg dazwischen, und er ist erfreulich unspektakulär. Erstens ein Passwort-Manager, in dem die geschäftlichen Zugänge liegen und nicht mehr in den Köpfen. Viele davon haben eine Notfallzugriff-Funktion, mit der eine vertraute Person nach einer vorher festgelegten Wartezeit Zugriff bekommt. Was Ihr Anbieter dazu bietet, steht dort in der Hilfe. Zweitens das Masterpasswort an einem Ort, den Ihr Stellvertreter kennt: ein versiegelter Umschlag im Tresor, im Bankschließfach oder bei einer Vertrauensperson. Und drittens die Wiederherstellungscodes für die Zwei-Faktor-Anmeldung, denn die scheitert im Ernstfall am häufigsten am Handy, das gerade nicht verfügbar ist.

Dazu ein Satz im Notfall-Ordner: wo der Umschlag liegt, wer ihn öffnen darf und in welchem Fall. Mehr nicht. Ihre Passwörter muss niemand kennen, solange der Weg dorthin bekannt ist.

Der Gewinn zeigt sich am ersten Tag. Ihr Stellvertreter kommt an Konto, Postfach und Kundenportal heran, und Sie müssen weder Ihre Passwörter herausgeben noch beim Notar hinterlegen. Das ist Vertrauen mit Verfahren, und es kostet einen Nachmittag, den Sie ohnehin einmal brauchen.

Wer käme heute an Ihre Zugänge, wenn Sie es nicht könnten, und wüsste er, wo er suchen muss?

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